Clash of Cultures im Projektmanagement meistern: mit Diplomatie und Überzeugungskraft

Wenn externe Projektmanager*innen auf Widerstand stoßen

Kennen Sie als externe/r Projektmanager*in eine solche Situation?

Der Projekt Kick-off vor 6 Monaten war ein Erfolg und Sie konnten es kaum erwarten, Ihrem Kunden zu zeigen, dass Sie noch mehr draufhaben, als er glaubte. Sie starteten als Projektmanager*in voller Tatendrang Ihre Aufgaben im neuen Projekt. Davor hatten Sie zu Recht die Konkurrenz mit Ihrem Angebot „ausgeschlagen“ und als natürliche/r Sieger*in die Auftrags-Trophäe nur für Sie und Ihre Beraterfirma gewonnen. Sie wissen: Sie haben die besten Ideen und Lösungen, machen Ihre Hausaufgaben sorgfältig und wissen genau wie Sie als Berater*in dem Kunden Mehrwert bringen.

Jetzt, 6 Monate später, stellen Sie fest: Die letzten 6 Monate waren nicht die einfachsten… Sie investierten jeden Tag viel Zeit, Energie und Know-How in Ihre Projekte. Aber sind Sie auch da angekommen, wo Sie nach einem halben Jahr geplant hatten zu sein?

Die Chance ist groß, dass dem nicht so ist. Das ist der Zeitpunkt, wo viele externe Projektmanager*innen bei mir anklopfen: Denn sie haben so viel an Energie und Fachwissen investiert, aber irgendwo hängt das Projekt fest. Sie können nicht genau sagen, woran das liegt und suchen nach Antworten.

Ich kenne Projektmanager*innen gut und weiß, wie sie arbeiten. Ich kenne ihre Leidenschaft für hochqualitative Arbeit und schätze ihre Leistung hoch! Trotzdem scheint das alles oft nicht zu reichen.

Woran liegt das?

Viel Arbeit ist keine Erfolgsgarantie

Die Deadline naht und die Ergebnisse im Projekt sind nicht gerade dort, wo sie sein sollten. Aus dem 10-stündigen Arbeitstag wurden 12-Stundentage und das scheint doch nicht genug zu sein. Ihre Motivation und die Motivation Ihrer/Ihren Kolleg*innen sinken während Stress, Müdigkeit und Frustration steigen. Nach so viel Arbeit, so viel Kommunikation, so vielen Meetings, so vielen Präsentationen und Workshops ist das erwünschte Ergebnis noch nicht erreicht. Sie fragen sich „Was hätte ich anders machen können?“

Das zu erarbeiten ist ein sehr individueller Prozess. Was ich Ihnen aber vorab mit großer Wahrscheinlichkeit sagen kann, ist, wo das Problem nicht lag. Denn das lag ziemlich sicher nicht bei Ihnen persönlich!

Menschen = die größte Herausforderung im Projektmanagement

Es gibt ein breites Feld an Hürden, das Sie als Projektmanager*in zu bewältigen haben. Während sich die fachliche und methodische Kompetenz einfach trainieren lässt, spielt die Beziehungsebene die schwierigste Rolle.

Warum ist das so?

Wenn Sie in eine Organisation hineinkommen (physisch oder virtuell), betreten Sie fremdes Terrain. Sie „durchdringen“ ein System, zu dem Sie nicht gehören. Dass Sie es mit bestem Gewissen und Know-How im Auftrag des Vorstandes tun – oder GERADE DESWEGEN (!) – macht Ihre Arbeit als externe/r Berater*in nicht einfacher. Oder anders gesagt: Die Menschen, mit denen Sie arbeiten sollen, haben vielleicht gar nicht auf Sie gewartet…

Und wenn in dieser Organisation Konflikte oder schlechte Stimmung herrschen, betreten Sie ein Mienenfeld – ohne es zu wissen. Gerade dann werden oft externe Berater*innen oder Projektmanager’innen in die Organisation geholt! Doch Vorsicht: Dort herrschen Spielregeln die für Sie nicht durschaubar sind, denn jede Organisation hat ihre eigene Kultur, die sie einzigartig macht.

Auch innerhalb einer Kultur kann es verschiedene Subkulturen geben, z. B. tickt die IT anders als die Produktion und anders als der Vertrieb. Manchmal sind mehrere Beraterfirmen im Projekt involviert – sprich, eine zusätzliche Kultur. Wenn unterschiedliche Kulturen aufeinander treffen, sind Widerstände im Team und bei Stakeholdern vorprogrammiert – „Clash of Cultures“ ist kein Spiel, sondern Realität.

Das merken Sie oft daran:
• Zahlreiche Gesprächsrunden mit holpriger Kommunikation,
• Beteiligte, die nicht „on the same page“ sind bzw. unterschiedliche Ziele verfolgen.
• Unterschiedliches Verständnis davon, was „dringend“ und was „wichtig“ ist.
• Dazu kommen kulturelle, sprachliche und zeitliche Differenzen, wenn Projektteam-Mitglieder aus verschiedenen Ländern, Kulturen und vielleicht auch Zeitzonen miteinander erfolgreich an einem Ziel arbeiten sollen.

Unter diesen Bedingungen entsprechende Ergebnisse zu liefern kostet viel Zeit und Energie. Vor allem dann, wenn Ihnen eine spezielle Management-Zutat fehlt: Das gewisse Etwas, das Ihnen hilft, Ihre Stakeholder, Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen im Projekt für Ihr Ziel zu gewinnen. Etwas, das Ihnen den Erfolgsweg schneller und leichter machen kann! Siehe dazu auch 4 Tipps für mentale Stärke im Beruf.

Was hilft: Die Kunst der Überzeugungskraft mit Verhandlungsgeschick.

Dieses gewisse Etwas heißt: Überzeugungskraft mit Verhandlungsgeschick. Im Projektmanagement haben diejenige Berater*innen, die über eine hohe Selbst- und soziale Kompetenz verfügen, die besten Chancen, Projekte erfolgreich und zeitgerecht an ihr klar definiertes Ziel zu führen.

Daher empfehle ich Ihnen aus ganzem Herzen:
1) Stärken Sie Ihre Überzeugungskraft und
2) nutzen Sie bewusst Kniffe aus erfolgreicher Verhandlungsführung.

Gemeinsam arbeiten wir daran, dass Sie Ihr Projektteam und alle Stakeholder überzeugend und mit viel Geschick und Diplomatie am Weg halten und Ihr gemeinsames Ziel erreichen!